Việc xin visa Canada yêu cầu bạn phải đặt lịch hẹn để nộp hồ sơ và làm thủ tục sinh trắc học. Bài viết này của HappyBook Travel sẽ giúp bạn nắm rõ cách đặt lịch hẹn visa Canada một cách đơn giản, nhanh chóng từ những bước chuẩn bị ban đầu, quy trình đặt lịch thông thường, đến cả trường hợp đặt lịch khẩn cấp và những lưu ý cần thiết để tránh sai sót.
Đăng ký Tư vấn xin Visa
Khi nào cần đặt lịch hẹn visa Canada?
Kể từ ngày 02/11/2019, tất cả công dân Việt Nam có nhu cầu xin thị thực Canada phải thực hiện việc đặt lịch hẹn trước khi đến nộp hồ sơ tại trung tâm VFS Global. Việc này là điều kiện bắt buộc nhằm phục vụ cho bước lấy dữ liệu sinh trắc học bao gồm đặt lịch lăn tay Canada và chụp ảnh.
Việc lên lịch hẹn trước giúp trung tâm kiểm soát tốt lượng hồ sơ nộp mỗi ngày, tránh tình trạng quá tải hay xếp hàng dài. Đồng thời, người xin visa có thể chủ động chọn thời gian phù hợp, tiết kiệm thời gian chờ đợi và giúp hồ sơ được xử lý nhanh hơn theo đúng thứ tự đã đăng ký.
Cách đặt lịch hẹn visa Canada
Khi xin visa Canada, bạn bắt buộc phải đặt lịch hẹn trước để nộp hồ sơ và thực hiện sinh trắc học tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực VFS. Dưới đây là tổng hợp các cách đặt lịch hẹn với Đại sứ quán Canada thông qua VFS Global, được chia thành 5 hình thức dễ dàng và phổ biến nhất.
>>> Dịch vụ làm visa trọn gói tại HappyBook Travel
1. Đặt lịch hẹn trực tuyến
Bước 1: Đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản
- Truy cập vào hệ thống của VFS Global.
- Nếu bạn đã có tài khoản, hãy điền email và mật khẩu để đăng nhập.
- Nếu chưa có, chọn “New User” để tạo tài khoản mới. Điền đầy đủ thông tin, sau đó nhấn “Submit”.
- VFS sẽ gửi email xác nhận từ địa chỉ [email protected]. Nhấp vào liên kết “ActivateAccount” trong email để hoàn tất đăng ký.
Bước 2: Chọn trung tâm tiếp nhận hồ sơ và hình thức nộp
- Bạn có thể lựa chọn một trong hai trung tâm tiếp nhận hồ sơ để nộp đơn:
- Hà Nội: Tại tầng 2, Hong Kong Tower, 243A Đê La Thành, Quận Đống Đa.
- TP. Hồ Chí Minh: Tại tầng 9, tòa nhà Cienco 4, 180 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3.
- Nhập số lượng hồ sơ, chọn loại visa: Biometric Enrollment.
- Loại hồ sơ: Cá nhân (Individual), Gia đình (Family) hoặc Nhóm (Group).
- Nhấn “Tiếp tục”.
Bước 3: Nhập thông tin người nộp hồ sơ
- Nhấn “Thêm người nộp” và điền các thông tin:
- IRCC No. (mã số có trên thư hướng dẫn lấy sinh trắc học – BIL).
- Ngày sinh theo định dạng: năm – tháng – ngày.
- Hệ thống sẽ tự động điền các thông tin còn lại, bạn chỉ cần kiểm tra kỹ trước khi tiến hành xác nhận.
- Mỗi mã IRCC chỉ dùng đặt lịch một lần. Nếu cần đổi lịch, bạn phải hủy lịch cũ.
Bước 4: Đến VFS đúng lịch hẹn
- In thư xác nhận lịch hẹn và mang theo đến trung tâm CVAC đã chọn để lấy sinh trắc học.
- Mang theo phí dịch vụ và giấy tờ tùy thân.
2. Đặt lịch qua điện thoại
Nếu bạn gặp khó khăn khi đặt online, hãy gọi 028 3622 0988 (giờ hành chính). Nhân viên tổng đài sẽ hỗ trợ bạn từng bước:
- Cung cấp họ tên, số hộ chiếu, ngày sinh
- Đọc mã IRCC (nếu đã nhận được thư yêu cầu)
- Xác nhận thời gian và địa điểm muốn đặt
Thông tin lịch hẹn sẽ được gửi đến bạn qua email hoặc tin nhắn SMS.Đây là một cách đặt lịch hẹn với Đại sứ quán Canada linh hoạt cho người lớn tuổi hoặc không quen dùng máy tính.
Bài viết liên quan:
- Dịch Vụ Visa Run Việt Nam Trọn Gói: Giải Pháp Nhanh Khi Visa Sắp Hết Hạn
- Dịch Vụ Fast Track Sân Bay Tại Happybook Travel: Đón Tiễn Vip, Thủ Tục Siêu Tốc
3. Đặt lịch qua email
Bạn có thể gửi thông tin đến địa chỉ email của VFS Việt Nam (cập nhật từ website chính thức). Nội dung cần bao gồm:
- Họ tên đầy đủ
- Số hộ chiếu
- Ngày sinh
- Mã IRCC (nếu có)
- Trung tâm tiếp nhận và thời gian mong muốn
Sau khi xử lý, nhân viên VFS sẽ phản hồi lịch hẹn qua email. Bạn nên kiểm tra kỹ tất cả thông tin trong email trước khi đi. Cách này phù hợp nếu bạn muốn lưu lại nội dung trao đổi qua email để đối chiếu sau này.
4. Đặt lịch qua trò chuyện trực tuyến (Webchat)
Ngay trên website VFS, bạn sẽ thấy nút “Chat now” – nhấn vào để kết nối với nhân viên hỗ trợ:
- Hỏi lịch trống
- Thay đổi hoặc hủy lịch cũ
Hình thức này phù hợp với người có câu hỏi hoặc cần xác minh thông tin trước khi đặt hẹn. Bạn vẫn cần chuẩn bị sẵn mã IRCC và thông tin cá nhân.
5. Đặt lịch trực tiếp tại văn phòng VFS
Nếu bạn cần được hướng dẫn trực tiếp hoặc cảm thấy không yên tâm với các thao tác online, bạn hoàn toàn có thể đến văn phòng của VFS để đặt lịch hẹn trực tiếp. Hình thức này phù hợp với những ai muốn được giải đáp cụ thể ngay tại chỗ hoặc là người lần đầu xin visa.
- Tại Hà Nội: Tầng 2, Hong Kong Tower, 243A Đê La Thành, Đống Đa
- Tại TP.HCM: Tầng 9, Cienco 4, 180 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3
- Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu, từ 9:00 – 17:00 (trừ ngày lễ)
Đây là lựa chọn phù hợp với người lần đầu làm visa hoặc muốn được tư vấn thêm về hồ sơ.
Đặt lịch hẹn visa Canada khẩn cấp
Nếu bạn gặp phải các tình huống cấp bách, bạn có thể yêu cầu đặt lịch hẹn cung cấp sinh trắc học khẩn cấp trong các trường hợp sau:
- Thành viên trong gia đình trực tiếp đang sinh sống tại Canada qua đời.
- Thành viên trong gia đình trực tiếp đang mắc bệnh nặng tại Canada.
Đối với mục đích này, thành viên gia đình trực tiếp bao gồm: vợ/chồng hoặc người chung sống như vợ chồng không đăng ký kết hôn, con phụ thuộc, con của con phụ thuộc, cha mẹ (bao gồm cả cha dượng, mẹ kế) hoặc người giám hộ hợp pháp.
Để được phép đặt lịch hẹn sinh trắc học khẩn cấp, đương đơn cần trình bày bằng chứng xác thực về tình trạng khẩn cấp khi đến trung tâm tiếp nhận hồ sơ (VAC) theo lịch đã hẹn, bao gồm các loại giấy tờ như:
- Giấy chứng tử hoặc giấy xác nhận tình trạng sức khỏe
- Thư xác nhận từ cơ quan y tế hoặc viên chức có thẩm quyền
- Thư từ nhà tang lễ
Hiện tại, việc đặt lịch hẹn nộp visa Canada trong trường hợp khẩn cấp không thể thực hiện qua hệ thống trực tuyến. Để được hỗ trợ, bạn cần liên hệ trực tiếp với tổng đài hỗ trợ của VAC hoặc đến trực tiếp văn phòng VAC để đăng ký lịch hẹn sinh trắc học khẩn cấp.
Lưu ý: Lịch hẹn khẩn cấp này chỉ giúp đẩy nhanh việc cung cấp sinh trắc học, không ảnh hưởng đến tiến trình xử lý hay kết quả cuối cùng của hồ sơ visa.
Lưu ý khi đặt lịch hẹn visa Canada
Để quá trình đặt lịch hẹn nộp visa Canada diễn ra thuận lợi và không gặp trở ngại, bạn nên chú ý những điểm sau:
Trước khi bắt đầu đặt lịch:
- Chuẩn bị thông tin đầy đủ: Hãy chắc chắn bạn đã có sẵn các thông tin cá nhân như số hộ chiếu, ngày tháng năm sinh, địa chỉ email liên lạc… để nhanh chóng điền vào mẫu đăng ký.
- Nắm rõ giấy tờ cần thiết: Tìm hiểu kỹ các giấy tờ yêu cầu để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tránh thiếu sót vào ngày nộp.
- Lựa chọn trung tâm tiếp nhận hồ sơ (VAC): Chọn địa điểm nộp hồ sơ gần nhất với nơi bạn sinh sống để thuận tiện cho việc đi lại.
Trong quá trình đặt lịch hẹn:
- Điền thông tin chính xác: Kiểm tra cẩn thận từng mục thông tin cá nhân, tránh sai sót dẫn đến việc phải chỉnh sửa lại sau này.
- Chọn thời gian phù hợp: Đặt lịch vào khung giờ bạn có thể đảm bảo có mặt đúng giờ giúp tránh bị hủy lịch.
- Xác nhận và lưu trữ thông tin: Sau khi hoàn thành đặt lịch, bạn nên lưu lại email xác nhận cùng các thông tin quan trọng như địa điểm và thời gian hẹn.
Sau khi đã có lịch hẹn:
- In email xác nhận: In hoặc lưu bản sao email xác nhận để mang theo khi đến trung tâm tiếp nhận hồ sơ.
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Kiểm tra lại danh sách các giấy tờ cần mang, đồng thời chuẩn bị cả bản gốc và bản photocopy để đối chiếu.
- Đến đúng giờ: Nên đến trước thời gian hẹn khoảng 15 – 20 phút để kịp làm các thủ tục cần thiết.
- Mang giấy tờ tùy thân: Nhớ mang theo chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân để nhân viên đối chiếu.
Một số điểm cần lưu ý thêm:
- Phí dịch vụ: Bạn cần thanh toán các khoản phí dịch vụ khi đến nộp hồ sơ tại trung tâm VAC.
- Thời gian xử lý: Thời gian xét duyệt hồ sơ có thể thay đổi tùy vào loại visa và tình trạng hồ sơ của bạn.
- Theo dõi hồ sơ: Bạn có thể kiểm tra tiến trình xử lý hồ sơ visa qua website hoặc ứng dụng của VAC để cập nhật thông tin kịp thời.
Câu hỏi thường gặp khi đặt lịch hẹn visa Canada
Để quá trình đặt lịch hẹn visa Canada diễn ra thuận lợi và tránh những thắc mắc thường gặp, bạn nên nắm rõ một số câu hỏi quan trọng dưới đây. Những thông tin này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc thay đổi, hủy lịch, theo dõi hồ sơ, cũng như đảm bảo đúng quy trình khi đến nộp hồ sơ.
- Tôi có thể thay đổi hoặc hủy lịch hẹn đã đặt không?
Bạn hoàn toàn có thể thay đổi hoặc hủy lịch hẹn nếu cần thiết. Để làm điều này, hãy sử dụng hệ thống đặt lịch của VFS hoặc liên hệ tổng đài hỗ trợ để được hướng dẫn cụ thể.
- Tôi có thể theo dõi trạng thái hồ sơ sau khi nộp không?
Bạn hoàn toàn có thể kiểm tra tiến trình xử lý hồ sơ visa của mình. Việc theo dõi được thực hiện dễ dàng qua website hoặc ứng dụng của VFS bằng mã hồ sơ hoặc số biên nhận.
- Có cần thanh toán phí dịch vụ khi đặt lịch hẹn không?
Phí dịch vụ sẽ không được thu khi bạn đặt lịch hẹn. Bạn sẽ thanh toán khoản này khi đến trung tâm tiếp nhận hồ sơ để làm thủ tục.
- Tôi phải đến trước giờ hẹn bao nhiêu phút?
Để đảm bảo quá trình làm thủ tục diễn ra thuận lợi, bạn nên có mặt trước ít nhất 15 đến 20 phút. Điều này giúp bạn tránh được việc trễ giờ và có đủ thời gian chuẩn bị.
- Nếu đến trễ giờ hẹn, tôi có thể được phục vụ không?
Nếu bạn đến muộn, lịch hẹn có thể bị hủy hoặc bạn sẽ phải đặt lại từ đầu. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên cố gắng đến đúng giờ để tránh những rắc rối không đáng có.
Việc hiểu rõ và nắm vững cách đặt lịch hẹn visa Canada sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình xin visa, tiết kiệm thời gian và hạn chế những rắc rối không đáng có. Hãy chuẩn bị đầy đủ thông tin, tuân thủ các hướng dẫn và theo dõi sát sao lịch hẹn để quá trình hoàn tất hồ sơ được thuận lợi nhất. Với các bước và lưu ý đã trình bày, bạn sẽ dễ dàng thực hiện thành công.