Việc sinh sống, học tập hoặc làm việc tại Nhật Bản đều cần đến giấy chứng nhận tư cách lưu trú. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn thắc mắc xin tư cách lưu trú tại Nhật mất bao lâu, cần những giấy tờ gì, quy trình thực hiện và có khác gì với visa không? Bài viết dưới đây của HappyBook Travel sẽ giải đáp tất cả về vấn đề này giúp bạn chuẩn bị hồ sơ chính xác và tiết kiệm thời gian.
Đăng ký Tư vấn xin Visa
Chứng nhận xin tư cách lưu trú là gì?
Tư cách lưu trú, hay còn gọi là Chứng nhận tư cách lưu trú (COE). Vậy COE là gì? Đây là một loại giấy tờ do Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp, nhằm xác nhận người nước ngoài có đủ điều kiện để cư trú hợp pháp tại Nhật. Người nước ngoài có nhu cầu sinh sống tại Nhật trên 90 ngày đều phải tiến hành xin COE để hoàn thiện hồ sơ nhập cảnh.
Sở hữu COE giúp quá trình xin visa trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn vì nó chứng minh rằng mục đích cư trú đã được cơ quan chức năng Nhật Bản kiểm tra và chấp thuận. Ngoài ra, COE là cơ sở pháp lý quan trọng đảm bảo bạn được lưu trú hợp pháp tại Nhật trong suốt thời gian học tập, làm việc hay sinh sống.
Xin tư cách lưu tại Nhật mất bao lâu?
Khi người nước ngoài lần đầu sang Nhật để học tập hoặc làm việc, câu hỏi được quan tâm nhiều nhất là xin tư cách lưu trú tại Nhật mất bao lâu? Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ mất khoảng 2 đến 3 tháng kể từ khi nộp đầy đủ giấy tờ lên Cục xuất nhập cảnh.
Đối với du học sinh, tư cách lưu trú ban đầu thường có hiệu lực từ 6 tháng đến 1 năm và có thể gia hạn sau đó. Còn với kỹ sư, thực tập sinh hoặc lao động kỹ năng, thời hạn cũng tương tự và sẽ được gia hạn nếu đủ điều kiện theo quy định. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ khi làm visa đi Nhật rất quan trọng để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ.
>>> Dịch vụ làm visa trọn gói tại HappyBook Travel
Giấy chứng nhận tư cách lưu trú có khác visa không?
Câu trả lời là CÓ, giấy chứng nhận tư cách lưu trú và visa là hai loại giấy tờ hoàn toàn khác nhau. Giấy chứng nhận tư cách lưu trú hay còn gọi là COE do Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp, dùng để xác nhận bạn đủ điều kiện cư trú tại Nhật với mục đích cụ thể. Trong khi đó, visa là thị thực do Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam cấp, cho phép bạn nhập cảnh.
Vì vậy, nếu bạn là du học sinh hay người lao động, bạn cần thực hiện đúng trình tự: xin COE đi Nhật trước, sau đó dùng giấy này để làm hồ sơ xin visa Nhật Bản. Việc chỉ có COE mà không có visa sẽ khiến bạn không thể nhập cảnh hợp pháp vào Nhật Bản.
Đối tượng xin tư cách lưu trú tại Nhật
Ngoài thắc mắc “xin tư cách lưu trú tại Nhật mất bao lâu?”, thì “Ai cần xin tư cách lưu trú khi sang Nhật?” cũng được nhiều người quan tâm. Thực tế, Nhật Bản có khoảng 27 loại tư cách lưu trú, tương ứng với các loại visa Nhật Bản dành cho từng mục đích cụ thể như: du học, làm việc, nghiên cứu, giảng dạy, y tế, kỹ thuật, điều dưỡng, kinh doanh,… Tùy vào mục đích, bạn sẽ cần xin loại tư cách lưu trú phù hợp.
Trong đó, du học sinh và người lao động là hai đối tượng phổ biến nhất. Ví dụ, nếu bạn muốn học tập ở Nhật thì cần tư cách lưu trú theo diện du học. Nếu muốn đi làm, bạn phải xin tư cách lưu trú diện lao động (thường gọi là COE + visa lao động). Đây là điều kiện bắt buộc để được sống và làm việc hợp pháp tại Nhật.
Các loại giấy tư cách lưu trú tại Nhật
Khi sinh sống, học tập hoặc làm việc tại Nhật Bản, người nước ngoài cần nắm rõ các loại giấy tư cách lưu trú phù hợp với tình huống của mình. Dưới đây là 3 loại phổ biến nhất:
- Xin mới tư cách lưu trú
Áp dụng cho người lần đầu đến Nhật như du học sinh, kỹ sư, thực tập sinh,… Đây là bước đầu tiên để được cấp visa Nhật Bản. Thời gian xin tư cách lưu trú ở Nhật thường kéo dài từ 2 đến 3 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ. Sau khi được cấp, bạn sẽ nhận được COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú) để tiến hành xin visa.
Bài viết liên quan:
- Gia hạn tư cách lưu trú
Nếu bạn đang sinh sống và hoạt động hợp pháp tại Nhật nhưng giấy tư cách lưu trú sắp hết hạn, bạn cần làm thủ tục gia hạn để tiếp tục ở lại. Thời hạn gia hạn khác nhau tùy theo diện:
- Du học sinh: Thường được gia hạn 1 năm 3 tháng
- Thực tập sinh: Có thể được gia hạn thêm 6 tháng
Gia hạn cần được tiến hành trước thời điểm hết hạn. Cơ quan xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra quá trình cư trú và làm việc trước đó để quyết định có cấp phép tiếp hay không. Nếu không gia hạn đúng thời gian, bạn có thể bị trục xuất về nước.
- Chuyển đổi tư cách lưu trú
Trong một số trường hợp, bạn cần chuyển từ loại tư cách này sang loại khác. Ví dụ:
- Du học sinh sau khi tốt nghiệp muốn chuyển sang diện lao động
- Người kết hôn với công dân Nhật muốn chuyển sang diện gia đình
Việc chuyển đổi tư cách lưu trú cần có lý do rõ ràng và hồ sơ đầy đủ. Trong thời gian chờ xét duyệt, bạn không được tự ý tham gia hoạt động ngoài phạm vi tư cách hiện tại, nếu vi phạm sẽ bị xử phạt hoặc bị buộc về nước.
Hồ sơ xin tư cách lưu trú tại Nhật
Sau khi đã nắm được xin tư cách lưu trú tại Nhật mất bao lâu, bước tiếp theo chính là chuẩn bị hồ sơ thật đầy đủ để quá trình xét duyệt được suôn sẻ. Hồ sơ chính là căn cứ để Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản xem xét và cấp giấy phép cư trú, vì vậy bạn cần chú ý không thiếu bất kỳ loại giấy tờ quan trọng nào.
Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết khi làm hồ sơ xin tư cách lưu trú tại Nhật:
- Ảnh visa Nhật 4×3, chụp trong vòng 3 tháng gần nhất, nền trắng, lộ rõ ngũ quan và ghi rõ họ tên ở mặt sau.
- Sơ yếu lý lịch, ghi rõ quá trình làm việc và kinh nghiệm tại nước sở tại.
- Đơn xin cấp tư cách lưu trú điền theo mẫu quy định của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
- Hộ chiếu cần scan rõ ràng toàn bộ các trang có thông tin.
- Văn bằng đại học hoặc cao đẳng bản gốc. Nếu chưa có bằng, có thể thay thế bằng giấy xác nhận trình độ chuyên môn hoặc giấy xác nhận thời gian làm việc.
- Bảng điểm học tập, cung cấp bản gốc kết quả học tập từ các cấp học chuyên môn hoặc trung cấp trở lên.
- Giấy chứng nhận nộp thuế bao gồm thuế thu nhập cá nhân, thuế cư trú. Nếu chưa có giấy xác nhận, có thể nộp kèm biên lai đóng thuế để thay thế tạm thời.
Thủ tục xin tư cách lưu trú tại Nhật
Để có thể sinh sống, học tập hoặc làm việc hợp pháp tại Nhật Bản, bạn cần thực hiện đúng quy trình xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú (Certificate of Eligibility – COE). Các bước tiến hành được trình bày như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đã chuẩn bị cho Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản.
Bước 2: Nếu hồ sơ hợp lệ, Cục sẽ cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú.
Bước 3: Dùng giấy này để xin visa tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam.
Trong thời gian chờ xét duyệt, bạn có thể kiểm tra tư cách lưu trú Nhật Bản của mình bằng cách gọi điện trực tiếp đến Cục Xuất Nhập Cảnh (số điện thoại thường in trên phiếu tiếp nhận hồ sơ). Việc kiểm tra tư cách lưu trú Nhật Bản giúp bạn theo dõi tiến độ xử lý và đảm bảo hồ sơ không gặp vướng mắc nào.
Khi gọi điện, hãy chuẩn bị trước một số thông tin cơ bản để tiện trao đổi, như:
- Zairyushikaku nintei no joukyou wo kikitai desu ga… – Tôi muốn hỏi về tình trạng tư cách lưu trú.
- Shinsei bango ha … – Mã số xin tư cách lưu trú của tôi là…
- Teishutsu bi ha … – Ngày nộp tư cách lưu trú của tôi là…
Bước 4: Nhận kết quả cuối cùng và chuẩn bị nhập cảnh Nhật Bản
Những câu hỏi thường gặp khi xin tư cách lưu trú tại Nhật
Ngoài thắc mắc thường gặp như “Xin tư cách lưu trú tại Nhật mất bao lâu?”, còn có một số câu hỏi khác mà người lao động thường đặt ra khi chuẩn bị sang Nhật làm việc hoặc học tập.
- Khi nào được cấp visa sau khi có tư cách lưu trú (COE)?
Thời gian xử lý visa thường dao động khoảng 7 ngày làm việc, tuy nhiên có thể kéo dài hơn nếu lượng hồ sơ nộp vào thời điểm đó tăng cao. Sau khi có visa, người lao động cần hoàn thiện thủ tục xuất cảnh trong vòng từ 1 đến 3 tháng.
- Mất bao lâu để xin tư cách lưu trú cho thực tập sinh?
Đối với thực tập sinh, quy trình xét duyệt hồ sơ để cấp tư cách lưu trú thường kéo dài từ 2 đến 3 tháng, tùy vào thời điểm nộp và mức độ hoàn thiện của hồ sơ.
- Sau khi có tư cách lưu trú, khi nào người lao động có thể xuất cảnh?
Thông thường, người lao động có từ 1 đến 3 tháng để chuẩn bị hồ sơ, xin visa và hoàn tất các thủ tục cần thiết để bay sang Nhật. Khoảng thời gian 1 tháng sau khi có COE được coi là thời điểm lý tưởng để xuất cảnh, vì khi đó giấy còn hiệu lực cao và công ty phái cử cũng đã sẵn sàng cho kế hoạch tiếp nhận lao động.
Tóm lại, xin tư cách lưu trú tại Nhật mất bao lâu còn phụ thuộc vào loại hình đăng ký, chất lượng hồ sơ cũng như số lượng đơn nộp tại thời điểm xét duyệt. Do đó, bạn nên chủ động chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, theo dõi quy trình và kiểm tra tình trạng xét duyệt. Việc hiểu rõ quy trình không chỉ giúp rút ngắn thời gian chờ đợi mà còn tăng khả năng hồ sơ được xét duyệt thành công.