Khi muốn nhập cảnh vào Nhật Bản để du lịch, công tác hay thăm thân, việc chuẩn bị hồ sơ xin visa là bước đầu tiên không thể thiếu. Trong đó, đơn xin visa Nhật là tài liệu quan trọng hàng đầu và bắt buộc phải điền chính xác, trung thực. Bài viết dưới đây của HappyBook Travel sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, cập nhật mẫu đơn mới nhất và hướng dẫn cách điền để tăng tỷ lệ đậu visa.
Đăng ký Tư vấn xin Visa
Đơn xin visa Nhật là gì?
Đơn xin visa Nhật Bản là biểu mẫu bắt buộc trong hồ sơ xin visa đi Nhật theo các diện du lịch, công tác hay thăm thân. Trong đơn, người xin visa cần khai rõ thông tin cá nhân, nghề nghiệp, mục đích và thời gian lưu trú, đồng thời đảm bảo thống nhất với các giấy tờ đi kèm.
Dù chỉ là một tờ khai nhưng đây là phần cốt lõi giúp Lãnh sự quán đánh giá tính minh bạch và độ tin cậy của hồ sơ. Hồ sơ có khả năng bị đánh trượt nếu thông tin kê khai không chính xác. Vì vậy, việc kê khai cần được thực hiện cẩn thận, chính xác ngay từ đầu.
Mẫu đơn xin visa Nhật mới nhất
Khi làm hồ sơ xin visa đi Nhật, bạn bắt buộc phải sử dụng mẫu đơn xin visa Nhật Bản đúng theo quy định mới nhất từ Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam. Việc dùng sai mẫu có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung lại.
Link tải mẫu đơn mới nhất: https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/100475031.pdf
Lưu ý:
- Luôn kiểm tra trang web chính thức của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật để cập nhật mẫu mới nhất.
- In mẫu đơn trên khổ giấy A4, không chỉnh sửa bố cục.
- Điền thông tin chính xác, thống nhất với các giấy tờ khác trong hồ sơ.
>>> Làm visa uy tín giá rẻ tại HappyBook Travel
Hướng dẫn điền đơn xin visa Nhật
Việc điền đúng và đầy đủ thông tin trong đơn xin visa đi Nhật là bước quan trọng đầu tiên để hồ sơ được xét duyệt thuận lợi. Để hỗ trợ bạn thực hiện tốt bước này, dưới đây là hướng dẫn điền đơn xin visa Nhật với các bước chuẩn bị và lưu ý chi tiết cần nắm rõ trước và trong quá trình khai thông tin.
Trước khi bắt đầu điền đơn:
- Đọc kỹ toàn bộ biểu mẫu
Hãy đọc qua toàn bộ tờ khai một lượt để hiểu rõ cấu trúc và nội dung cần điền, giúp bạn không bỏ sót thông tin quan trọng. - Chuẩn bị sẵn thông tin sau:
- Hộ chiếu gốc còn hạn
- Thông tin cá nhân chi tiết (địa chỉ, số điện thoại, email…)
- Lịch trình chuyến đi (ngày đến, ngày về, nơi lưu trú…)
- Thông tin người mời/người bảo lãnh (nếu có)
- Lịch sử nhập cảnh Nhật Bản (nếu đã từng đi)
Nguyên tắc khi điền đơn:
- Ngôn ngữ: Phải sử dụng Tiếng Anh cho toàn bộ nội dung.
- Chữ viết: Ghi bằng chữ in hoa rõ ràng. Có thể viết tay hoặc đánh máy, nhưng cần thống nhất và dễ đọc.
- Không tẩy xóa: Tuyệt đối không sử dụng bút xóa hoặc sửa chữa trên mẫu đã viết. Nếu sai, hãy in lại tờ mới và điền lại từ đầu.
- Ảnh thẻ: Chụp trên nền trắng, có kích thước đúng chuẩn 4.5 x 3.5 cm và được chụp không quá 6 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
- Trung thực: Mọi thông tin khai báo cần chính xác, đặc biệt là về tiền án tiền sự, lịch sử du lịch…
Cách điền mẫu đơn xin visa đi Nhật có mã vạch (QR code):
Để hoàn thành mẫu đơn xin visa đi Nhật có mã vạch một cách chính xác, bạn cần sử dụng đúng phần mềm và tuân thủ đầy đủ các bước theo hướng dẫn của Đại sứ quán. Mẫu đơn dạng PDF có tích hợp mã QR sẽ giúp Lãnh sự quán quét và xử lý thông tin nhanh hơn, nên bạn cần đảm bảo thực hiện đúng trình tự sau:
Bước 1: Tải mẫu đơn mới nhất tại đây: https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/100475031.pdf
Bước 2: Mở tệp bằng phần mềm Acrobat Reader. Nếu chưa có, bạn có thể tải tại: https://get.adobe.com/uk/reader/
Bước 3: Nhấp chuột phải vào file vừa tải về, chọn Open with, chọn Acrobat Reader. Form sẽ hiển thị đầy đủ các mục điền và tự động tạo mã QR code (mã vạch) sau khi bạn hoàn tất.
Lưu ý:
- Không chỉnh sửa định dạng mẫu.
- In ra sau khi đã hoàn tất và kiểm tra kỹ nội dung.
- Mã QR giúp cơ quan lãnh sự quét và đối chiếu thông tin nhanh chóng, nếu bị lỗi mã hoặc không hiển thị, có thể yêu cầu điền lại.
Cách khai form visa Nhật Bản
Tờ khai xin visa Nhật Bản bao gồm 2 trang và cần được điền bằng tiếng Anh, sử dụng chữ in hoa. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách khai từng mục theo đúng quy định mới nhất.
TRANG 1: THÔNG TIN CÁ NHÂN VÀ CHUYẾN ĐI
- Họ tên
- Surname: Họ
- Given and middle names: Tên và tên đệm
- Other names: Tên gọi khác (nếu có)
- Ngày & nơi sinh
- Ngày sinh viết theo định dạng: ngày/tháng/năm (ví dụ: 05/07/1995)
- Nơi sinh ghi rõ theo thứ tự: Thành phố – Quận/Huyện – Quốc gia
- Giới tính và tình trạng hôn nhân
- Male: Nam / Female: Nữ
- Marital status: Chọn 1 trong các mục: Single (độc thân), Married (đã kết hôn), Widowed (góa), Divorced (ly hôn)
- Quốc tịch hiện tại & trước đây (nếu có)
Ghi rõ quốc tịch hiện tại, nếu từng có quốc tịch khác thì liệt kê thêm
- Số CMND/CCCD
- Loại hộ chiếu
Thông thường công dân Việt Nam sử dụng Ordinary Passport (Hộ chiếu phổ thông)
7 – 8. Nơi cấp, cơ quan cấp, ngày cấp và ngày hết hạn hộ chiếu
- Nơi cấp: tỉnh/thành phố
- Cơ quan cấp: Immigration Department
- Điền đầy đủ thời gian cấp và thời hạn hiệu lực
- Mục đích chuyến đi
Ví dụ: Tourism, Visit Relatives, Business,…
- Thời gian lưu trú dự kiến
Ghi cụ thể số ngày ở lại (7 days, 10 days,…)
- Ngày nhập cảnh dự kiến
- Hãng hàng không hoặc tên cảng nhập cảnh
- Nơi lưu trú tại Nhật
Tên khách sạn/người mời, địa chỉ, số điện thoại có mã vùng
- Lịch sử đến Nhật trước đây
Nếu từng đến Nhật, ghi rõ thời gian từ – đến. Nếu chưa, ghi NO
- Địa chỉ hiện tại, số điện thoại và email
16 – 17. Nghề nghiệp & nơi làm việc hiện tại
Ghi rõ tên công ty, chức danh, địa chỉ
TRANG 2: NGƯỜI BẢO LÃNH/ NGƯỜI MỜI
- Nghề nghiệp của vợ/chồng hoặc cha mẹ (nếu là vị thành niên)
- Người bảo lãnh tại Nhật (Guarantor/Reference)
Họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, nghề nghiệp, quốc tịch, mối quan hệ với người xin visa
- Người mời tại Nhật (Inviter)
- Nếu trùng với người bảo lãnh, ghi “Same as above”
- Nếu khác, cung cấp đầy đủ thông tin như mục 19
- Ghi chú thêm (nếu có trường hợp đặc biệt cần giải thích)
- Câu hỏi về tiền án, vi phạm pháp luật,…
- Có 6 câu hỏi liên quan đến tiền án, trục xuất, mại dâm, buôn người…
- Nếu không vi phạm, tích vào “No”
- Nếu trả lời “Yes”, bạn phải khai chi tiết lý do
- Chữ ký
- Người xin visa phải tự ký tên
- Nếu là trẻ em, cha mẹ/người giám hộ ký và ghi chú rõ (Ví dụ: “Signed by mother”)
- Ảnh thẻ
- Kích thước: 4.5 x 4.5 cm
- Ảnh chụp rõ mặt, nền trắng, không mờ/rách
- Ghi họ tên sau ảnh, dán bằng keo, không bấm ghim
LƯU Ý:
- Sử dụng tiếng Anh và chữ in hoa toàn bộ
- Không viết tay lên mẫu có mã QR (trừ khi được cho phép)
- Không tẩy xóa, không chỉnh sửa định dạng
- Kiểm tra thông tin thật kỹ trước khi in và nộp
- Chỉ ký tay, không chèn chữ ký điện tử
Những giấy tờ đi kèm đơn xin visa Nhật
Khi hoàn tất mẫu đơn xin visa Nhật, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu đi kèm để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và tăng khả năng được xét duyệt. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết được chia theo nhóm thông tin cụ thể:
- Giấy tờ cơ bản
- Tờ khai xin visa Nhật: Đã điền đầy đủ thông tin bằng tiếng Anh, có dán ảnh và chữ ký chính chủ.
- Hộ chiếu gốc: Còn hạn ít nhất 6 tháng kể từ ngày nhập cảnh dự kiến.
- Ảnh thẻ: Kích thước đúng quy định 4.5cm x 3.5cm, chụp nền trắng, rõ mặt.
- Bản sao căn cước công dân đã được chứng thực theo quy định.
- Giấy xác nhận thông tin cư trú (mẫu CT07) từ công an phường/xã.
- Lịch trình và đặt chỗ
- Lịch trình chi tiết chuyến đi, ghi rõ từng ngày bạn sẽ đi đâu, làm gì, ở đâu.
- Xác nhận hành trình khứ hồi qua vé máy bay.
- Xác nhận đặt khách sạn trong suốt thời gian lưu trú.
- Giấy tờ chứng minh công việc (tùy đối tượng)
| Đối với người lao động |
|
| Đối với chủ doanh nghiệp |
|
| Đối với học sinh/ sinh viên |
|
| Đối với người đã nghỉ hưu | Giấy tờ xác nhận đã nghỉ hưu như sổ hưu hoặc quyết định nghỉ hưu. |
- Chứng minh tài chính
- Văn bản xác nhận số dư tiết kiệm có xác nhận mộc đỏ của ngân hàng
- Bản sao sổ tiết kiệm
- Cung cấp lịch sử giao dịch ngân hàng trong 3 – 6 tháng gần đây
- Giấy tờ sở hữu tài sản khác (nếu có): như sổ đỏ, giấy đăng ký xe ô tô,…
Bài viết liên quan:
- Không Có Sổ Tiết Kiệm Có Xin Visa Được Không? Những Quốc Gia Không Yêu Cầu Chứng Minh Tài Chính
- Visa Định Cư Mỹ Có Thời Hạn Bao Lâu? Những Mốc Thời Gian Quan Trọng Cần Nhớ
Kinh nghiệm nộp đơn xin visa Nhật thành công
Để tăng khả năng đậu visa ngay từ lần đầu, người nộp hồ sơ cần chuẩn bị kỹ lưỡng và tránh những lỗi thường gặp khi điền đơn xin visa Nhật. Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tế nên áp dụng:
- Người nộp đơn cần kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trước khi in và nộp, đảm bảo mọi chi tiết đều khớp với các giấy tờ cá nhân như hộ chiếu hoặc CCCD.
- Mẫu đơn phải được in rõ ràng trên giấy chất lượng tốt, mã vạch hiển thị đầy đủ, không bị mờ hay lỗi.
- Người khai đơn nên điền thông tin cụ thể, rõ ràng về lịch trình, nơi lưu trú và thời gian dự kiến ở Nhật, tránh dùng từ ngữ chung chung.
- Nếu hồ sơ có người bảo lãnh hoặc người mời tại Nhật, người nộp cần cung cấp chính xác thông tin cá nhân, mối quan hệ và địa chỉ liên hệ của người đó.
- Trường hợp không thông thạo tiếng Anh, người xin visa nên nhờ hỗ trợ từ người có kinh nghiệm hoặc đơn vị chuyên làm visa để đảm bảo khai đơn đúng quy định.
Việc khai và nộp đơn xin visa Nhật tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự cẩn trọng. Nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng từ mẫu đơn, giấy tờ đi kèm đến cách trình bày thông tin rõ ràng, trung thực thì khả năng được xét duyệt visa sẽ cao hơn rất nhiều. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn theo dõi các hướng dẫn mới nhất từ Đại sứ quán và cập nhật mẫu đơn hợp lệ trước khi nộp hồ sơ.